Nguyên tắc điều chỉnh chung: Kinh phí được giao được phân bổ vào nhóm mục chi khác của mục lục ngân sách nhà nước. Căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, Thủ trưởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ quyết định bố trí số kinh phí được giao vào các mục chi cho phù hợp; được quyền điều chỉnh giữa các mục chi nếu xét thấy cần thiết

➢Trường hợp 1: Nghiệp vụ điều chỉnh rút và CHI

•Nghiệp vụ phát sinh: Khi đơn vị rút tạm ứng ở 1 hay 1 vài Nhóm mục/Mục nhưng khi chi lại chi ở những Nhóm mục/Mục khác. Khi thanh toán Kho bạc phải đối trừ các Nhóm mục/Mục đơn vị đã chi sang các Nhóm mục/Mục tạm ứng để số dư tạm ứng không bị âm ở Nhóm mục/Mục chi

•Ví dụ: Đơn vị rút về ở nhóm mục IV – Các khoản chi khác và thực tế tại đơn vị ngoài các chi phí ở nhóm IV còn có chi ở các nhóm mục khác, ví dụ như mục 6700 – Công tác phí thuộc nhóm mục II,Ví dụ: Khi đơn vị rút tạm ứng mục 7750 về chi hoạt động, số tiền: 10.000.000 đ. Nhưng chi thì cần chi cho các tiểu mục của 6700 như Tiểu mục của 6701 (Chi thanh toán tiền xe) 3.000.000đ, TM 6702 (Chi thanh toán tiền công tác phí) 2.000.000đ, TM 6703 (chi thanh toán tiền phòng nghỉ) 5.000.000 đ.

•Ảnh hưởng 1 đến: Số liệu trên cột số dư tạm ứng kỳ trước bị âm ở các báo cáo

oGiấy đề nghị thanh toán tạm ứng với Kho bạc - Cột số dư tạm ứng/ứng trước bị âm

oS72-H: Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc - Cột Tạm ứng đã rút âm

oMẫu số 02-SDKP/ĐVDT: Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước - Cột số 2 - Số dư đến kỳ báo cáo bị âm

•Ảnh hưởng 2 đến: Số kinh phí chuyển kỳ sau trên các báo cáo bị âm

•F02-1H: Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động - Cột số 9 - Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau bị âm 

•S42-H: Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Cột số 6 - Số kinh phí còn lại chuyển kỳ sau bị âm

•S43-H: Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Cột số 6 - Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau bị âm

 Giải pháp

•Thực hiện thao tác điều chỉnh kinh phí rút và chi. Bản chất là chỉ ra khoản chi ở các mục bị âm là chi từ mục nào được tạm ứng

•Lưu ý:

oNghiệp vụ điều chỉnh này KHÔNG sinh bút toán hạch toán

oSau khi thực hiện điều chỉnh khi in phải nhấn chọn mục Mẫu tự chủ

oVới các báo cáo ở Ảnh hưởng 2: Chỉ thực hiện thao tác điều chỉnh này khi khách hàng không muốn thay đổi số liệu trên cột kinh phí thực nhận, còn nếu khách hàng muốn thay đổi kinh phí trên cột thực nhận thì phải thực hiện điều chỉnh Kinh phí rút - Xem trong trường hợp 3

➢Trường hợp 2: Nghiệp vụ điều chỉnh dự toán giao và rút

•Nghiệp vụ phát sinh: Khi đơn vị nhận dự toán đầu năm theo loại khoản và có thể là một nhóm mục đại diện nhưng khi rút lại chi tiết theo từng Mục, Tiểu mục.

•Ví dụ: Đơn vị được giao dự toán tổng số tiền 200.000.000 đ , khi đơn vị nhập dự toán giao đưa vào nhóm mục IV, thực tế rút ở nhiều nhóm khác, ví dụ rút nhóm I, mục 6000 số tiền 2.000.000đ, rút ở nhóm II, mục 6500 số tiền 1.500.000đ

•Ảnh hưởng đến: Cột số dự toán còn lại bị âm trên các báo cáo sau

oBảng đối chiếu dự toán kinh phí Ngân sách tại Kho bạc: Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT hoặc báo cáo F02-3a khi in đến mục, tiểu mục

oSổ theo dõi dự toán – phần II (S41-H),

•Giải pháp:

oThực hiện điều chỉnh dự toán Giao và rút theo phương thức nếu đơn vị muốn in chi tiết đến mức nào (Nhóm mục, Mục) thì phải điều chỉnh tương ứng đến chi tiết đó

oĐồng thời khi in các báo cáo trên phải tích vào ô “mẫu tự chủ”

•Lưu ý: Nghiệp vụ điều chỉnh này KHÔNG sinh bút toán hạch toán

➢Trường hợp 3: Nghiệp vụ điều chỉnh dự toán đã rút

•Nghiệp vụ phát sinh: Khi chứng từ phát sinh thực tế đơn vị đã rút dự toán ở Mục này nhưng lại muốn sẽ chi sang cho mục khác và được Kho bạc cho phép điều chỉnh qua Mục khác. Có nhiều trường hợp Kho bạc bắt nộp lại và rút lại ở đúng nhóm mục cần chi.

•Ví dụ: Đơn vị rút dự toán về nhập quỹ tiền mặt 6.000.000 - Mục 7750 về chi hoạt động. Sau khi chi thì đơn vị xin kho bạc cho điều chỉnh từ mục 7750 sang mục 6000 số tiều 4.000.000 đ.

•Ảnh hưởng đến: Số liệu kinh phí chuyển kỳ sau bị âm

oF02-1H: Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động - Cột số 9 - Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau bị âm

oS42-H: Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Cột số 6 - Số kinh phí còn lại chuyển kỳ sau bị âm

oS43-H: Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Cột số 6 - Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau bị âm

•Giải pháp

oThực hiện thao tác điều chỉnh dự toán đã rút, và lưu ý chọn tài khoản đối ứng là TK 3118 và phải chọn một đối tượng bất kỳ (VD: Kho bạc) để ghi sổ được chứng từ này

•Lưu ý: Nghiệp vụ điều chỉnh này CÓ sinh bút toán hạch toán và làm thay đổi trực tiếp số liệu cột Kinh phí thực nhận trên các báo cáo này, sau khi điều chỉnh in báo cáo không cần nhấn nút Mẫu tự chủ