❖Đơn vị đã đang sử dụng phần mềm DT Soft, làm sao để chuyển sang phần mềm MISA Mimosa.NET 2014?
Để chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm DT Soft sang MISA Mimosa.NET 2014, đơn vị cần thao tác qua các bước như sau:
✓Anh/ chị vào Start\ Program\ MISA Mimosa.NET 2014\ MISA Mimosa.NET 2014 Tools\ MISA Mimosa.NET 2014 Exporter.exe, như đường link được mô tả theo hình bên dưới:
✓Màn hình Xuất khẩu dữ liệu kế toán hiển thị, mô phỏng 4 bước để thực hiện xuất khẩu dữ liệu kế toán. Anh/chị nhấn nút "Tiếp tục" để chuyển sang bước tiếp theo:
✓Tại đây, Anh/chị chọn nguồn dữ liệu cần xuất khẩu, bao gồm: oTên phần mềm xuất khẩu: DTSoft oĐường dẫn đến thư mục: Anh/chị chọn đường dẫn đến thư mục chứa dữ liệu DTSoft oThông tin đăng nhập: Anh/ chị nhập Tên đăng nhập và mật khẩu của người dùng trên dữ liệu DTSoft đang cần xuất khẩu.
✓Sau khi nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo, anh/chị chọn dữ liệu cần xuất khẩu. ✓Tại đây, phần mềm đã mặc định tích chọn dữ liệu xuất khẩu là "Danh mục". Việc xuất khẩu Danh mục sẽ hỗ trợ toàn bộ danh mục, trừ Danh mục Khách hàng nhà cung cấp sẽ được xuất khẩu ra excel (hướng dẫn chi tiết tại Bước 2). Anh/ chị nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
✓Tại bước Chọn đích xuất khẩu, anh/chị chọn thư mục để chứa file .XML sau khi xuất khẩu. Anh/chị lưu ý file này sẽ dùng để nhập khẩu ở bước 3, do đó anh/chị nên chọn đường dẫn dễ nhớ để có thể lấy khi cần.
✓Sau khi thực hiện xuất khẩu dữ liệu, phần mềm sẽ hiển thị chi tiết kết quả thực hiện để đơn vị theo dõi:
✓Anh/ chị lưu ý: Để đảm bảo tính tương thích giữa 2 phần mềm DT Soft và MISA Mimosa.NET 2014, khi thực hiện nhập khẩu danh mục, MISA sẽ tùy biến các giá trị dữ liệu trên phần mềm DT Soft. Để xem kết quả tùy biến, anh/ chị tích nút Chi tiết, kết quả sẽ hiển thị giá trị cũ (là giá trị trên phần mềm DT Soft) và giá trị mới (là giá trị đã tùy biến trên MISA Mimosa.NET 2014)ư
✓Anh/chị nhấn Đóng để kết thúc thao tác xuất khẩu danh mục từ DTSOFT ra file .XML |
|
✓Anh/ chị vào Start\ Program\ MISA Mimosa.NET 2014\ MISA Mimosa.NET 2014 Tools\ MISA Mimosa.NET 2014 Export Excel như đường link được mô tả theo hình bên dưới:
✓Màn hình Xuất khẩu dữ liệu kế toán hiển thị, mô phỏng các bước để thực hiện xuất khẩu dữ liệu kế toán. Anh/chị nhấn nút "Tiếp tục" để chuyển sang bước tiếp theo:
✓Tại bước tiếp theo, anh/chị bắt đầu chọn nguồn dữ liệu oAnh/chị chọn phần mềm chứa dữ liệu cần xuất khẩu là DTSoft oĐường dẫn lưu dữ liệu: Anh/chị chọn đến tệp dữ liệu trên phần mềm DT Soft. Tệp dữ liệu có định dạng đuôi .mdb oTài khoản, mật khẩu: Anh/ chị nhập thông tin người dùng trên dữ liệu của DT Soft vừa chọn oĐường dẫn lưu tệp Excel: Anh/chị chọn thư mục dùng để lưu tệp excel sau khi xuất khẩu ra. Anh/chị lưu ý ghi nhớ đường dẫn để lấy file excel nhập khẩu vào dữ liệu ở bước 4.
✓Anh/ chị nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Thực hiện. ✓Tại bước này, phần mềm hỗ trợ xuất khẩu các loại chứng từ có trong danh sách, ngoài ra hỗ trợ xuất khẩu số dư ban đầu và Danh mục khách hàng, nhà cung cấp. ✓Mỗi loại chứng từ sẽ được lưu tương ứng với một sheet trên file Excel xuất khẩu ra. ✓Anh/chị nhấn Thực hiện để bắt đầu xuất khẩu. ✓Sau khi xuất khẩu, phần mềm có thông báo kết quả việc xuất khẩu. ✓Anh/chị nhấn Kết thúc để hoàn thành việc xuất khẩu số dư, phát sinh ra excel.
|
✓Anh/ chị mở phần mềm MISA, nhấn Hủy bỏ để hủy thao tác đăng nhập vào dữ liệu ✓Anh/ chị vào Tệp, chọn Nhập khẩu dữ liệu kế toán từ tệp .xml vào dữ liệu kế toán mới.
✓Ở bước này, anh/chị đồng thời vừa tạo dữ liệu kế toán mới trên phần mềm MISA Mimosa.NET 2014, vừa nhập khẩu file .XML đã xuất khẩu từ bước 1 làm thông tin ban đầu của dữ liệu. ✓Tại phần Tệp dữ liệu nhập khẩu: Anh/ chị nhấn vào nút "Chọn tệp" để chọn đến thư mục chứa file Danh mục đã xuất khẩu ở bước 1 dưới dạng .XML ✓Tại phần Dữ liệu kế toán mới: oMáy chủ: Anh/chị chọn máy chủ trên MISA Mimosa.NET 2014, mặc định là .\MISAMIMOSA2014 oDữ liệu kế toán: Anh/ chị đặt tên dữ liệu tùy ý theo yêu cầu quản lý, anh/ chị lưu ý đặt không có dấu tiếng Việt. oNơi lưu: Anh/chị chọn đến thư mục lưu file dữ liệu gốc, thông thường anh/chị nên đặt ở ổ D hoặc E của máy tính. ✓Anh/chị nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
✓Tại đây, anh chị nhập thông tin của đơn vị. Các trường chứa dấu (*) là các trường bắt buộc nhập. Nếu anh/chị đã đăng ký giấy phép sử dụng trên phần mềm MISA Mimosa.NET 2014, thì phần mềm tự động lấy lên một số thông tin trên giấy phép sử dụng, anh/chị cần nhập các thông tin còn lại. ✓Sau đó anh chị nhấn nút Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
✓Ở bước này, anh/chị chọn các Thiết lập ngầm định cho đơn vị như: nguồn, chương, loại, khoản. Với một dữ liệu, anh/chị có thể sử dụng đồng thời nhiều nguồn, chương, loại, khoản khác nhau. Việc khai báo Thông tin ngầm định giúp anh/chị khai báo các thông tin thường sử dụng của đơn vị, giúp cho việc nhập liệu vào phần mềm được nhanh chóng. ✓Sau đó anh/chị nhấn nút Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
✓Bước này cho phép anh/ chị lựa chọn thêm các tùy chọn của đơn vị như: hạch toán thuế giá trị gia tăng, lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho. Anh/ chị lưu ý chọn đúng tùy chọn của đơn vị để việc nhập liệu được thuận tiện. ✓Sau đó anh/chị nhấn Tiếp tục để chuyển bước kế tiếp.
✓Tại bước chọn Ngày hạch toán, anh/chị chọn ngày bắt đầu muốn nhập dữ liệu vào phần mềm MISA Mimosa.NET 2014. Ví dụ: Năm 2015 đơn vị mới mua phần mềm MISA Mimosa.NET 2014, nhưng đơn vị muốn chuyển cả các dữ liệu phát sinh từ năm 2014 trên phần mềm DTSoft vào dữ liệu này, thì anh/ chị chọn ngày bắt đầu hạch toán là 01/01/2014. ✓Sau đó anh/chị nhấn nút Tiếp tục để chuyển sang bước kế tiếp.
✓Ở bước Tùy chọn nhập khẩu, anh/ chị chọn các Danh mục muốn nhập khẩu vào phần mềm. Thông thường anh/chị nên tích chọn hết để nhập khẩu toàn bộ danh mục. ✓Sau đó anh/chị chọn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
✓Sau khi nhập khẩu, phần mềm hiển thị kết quả nhập khẩu. Để xem chi tiết các chứng từ thất bại và nguyên nhân, anh/ chị nhấn vào nút Chi tiết.
✓Anh/chị xem chi tiết kết quả nhập khẩu, xác định các danh mục nhập khẩu không thành công và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là Trùng mã, thì có thể trong dữ liệu của anh/chị đã được nhập khẩu các đối tượng đó từ một danh mục khác, và đã có trong dữ liệu, do đó anh/chị không cần nhập bù nữa. ✓Anh/chị nhấn Đóng để kết thúc việc nhập khẩu danh mục từ file .XML
|
✓Sau khi hoàn thành bước 3, phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ đăng nhập dữ liệu kế toán mà anh/chị vừa tạo. Hoặc anh/chị vào Tệp\ Mở dữ liệu kế toán, chọn dữ liệu anh/chị vừa tạo và nhập khẩu, nhấn Đồng ý để đăng nhập. ✓Tiếp theo, anh chị vào Tệp\ Nhập khẩu dữ liệu từ Excel...
✓Tại bước Nhập khẩu dữ liệu từ Excel, anh/chị thực hiện nhập khẩu lần lượt: Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp, Số dư khác, Chứng từ. Chi tiết như sau: Nhập khẩu danh mục Khách hàng, nhà cung cấp ✓Tại bước Chọn tệp nguồn, anh chị tiến hành chọn: oLoại dữ liệu: Anh/ chị tích chọn: Danh mục oĐường dẫn đến tệp dữ liệu: Anh/chị chọn đến file Excel vừa xuất khẩu ở bước 2 oChọn sheet chứa dữ liệu: Anh/chị chọn sheet Khách hàng nhà cung cấp trong file xuất khẩu. oLoại danh mục nhập khẩu: Anh/chị chỉ tích chọn loại danh mục là "Khách hàng nhà cung cấp" ✓Sau đó anh/chị nhấn nút Tiếp theo để chuyển sang bước kế tiếp.
✓Vì đã sử dụng file Xuất khẩu từ phần mềm DTSoft sang phần mềm MISA mà MISA cung cấp, nên tại bước Ghép dữ liệu, phần mềm tự động ghép các cột excel với các cột dữ liệu trên phần mềm. ✓Anh/chị kiểm tra lại rồi nhấn Tiếp theo.
✓Tại bước Kiểm tra dữ liệu, phần mềm sẽ thực hiện kiểm tra file dữ liệu cần nhập khẩu. Nếu dữ liệu bị lỗi, phần mềm sẽ đánh dấu đỏ kèm nguyên nhân lỗi, anh/chị có thể sửa lại tệp bằng cách nhấn nút Sửa tệp dữ liệu, sau đó nhấn Kiểm tra lại dữ liệu. ✓Khi dữ liệu đã được kiểm tra thành công, anh/chị nhấn nút Tiếp theo để tiến hành nhập khẩu.
✓Sau khi nhập khẩu, phần mềm hiển thị Kết quả nhập khẩu. ✓Nếu có bản ghi nhập khẩu không thành công, phần mềm sẽ hiển thị số lượng bản ghi, đồng thời có nút "Xem chi tiết" để anh/chị có thể kiểm tra nguyên nhân cụ thể. ✓Sau khi sửa lại file Excel theo thông báo, anh/chị có thể nhập khẩu lại tuần tự các bước nhỏ của Bước 3 để nhập khẩu tiếp những khách hàng, nhà cung cấp chưa được nhập khẩu vào phần mềm. ✓Anh/chị nhấn Đóng để hoàn thành việc nhập khẩu danh mục Khách hàng, nhà cung cấp.
Nhập khẩu số dư đầu tài khoản ✓Anh/ chị thực hiện tương tự các bước nhập khẩu Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp. Anh/chị chỉ lưu ý bước chọn dữ liệu nhập khẩu, cần chọn như sau: oLoại dữ liệu: Anh/ chị tích chọn: Số dư oĐường dẫn đến tệp dữ liệu: Anh/chị chọn đến file Excel vừa xuất khẩu ở bước 2 oChọn sheet chứa dữ liệu: Anh/chị chọn sheet Số dư ban đầu oLoại số dư nhập khẩu: Anh/chị chỉ tích chọn loại "Số dư khác"
✓Lưu ý: Trong quá trình nhập khẩu, tại bước "Kiểm tra dữ liệu", phần mềm sẽ thông báo chi tiết các dòng dữ liệu lỗi (nếu có) và nguyên nhân lỗi.
oKhi đó anh/chị tích vào "Sửa tệp dữ liệu" để mở lại file excel đang nhập khẩu, theo dõi các thông báo được tô màu đỏ và sửa đổi, bổ sung thông tin cho phù hợp. oSau khi sửa xong, anh/chị lưu lại file excel, nhấn nút "Kiểm tra lại dữ liệu" tại cửa sổ kiểm tra dữ liệu, cho đến khi không có thông báo lỗi, thì anh/chị thực hiện nhập khẩu. Nhập khẩu chứng từ phát sinh ✓Anh/ chị thực hiện tương tự các bước nhập khẩu Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp. Anh/chị chỉ lưu ý bước chọn dữ liệu nhập khẩu, cần chọn như sau: oLoại dữ liệu: Anh/ chị tích chọn: Chứng từ oĐường dẫn đến tệp dữ liệu: Anh/chị chọn đến file Excel vừa xuất khẩu ở bước 2 oChọn sheet chứa dữ liệu: Anh/chị chọn sheet Phiếu chi hoặc Phiếu thu, hoặc loại chứng từ mà anh/chị cần thực hiện nhập khẩu. Anh/ chị thực hiện nhập khẩu lần lượt từng loại chứng từ cho đến khi hết các sheet chứa dữ liệu đã được xuất khẩu ra excel. oLoại chứng từ cần nhập khẩu: Anh/ chị tích chọn loại chứng từ tương ứng sheet anh/chị đang chọn ở trên.
|
❖Một số lưu ý trong quá trình chuyển dữ liệu từ phần mềm DT Soft sang phần mềm MISA Mimosa.NET 2014
✓Đối với việc xuất nhập khẩu số dư ban đầu:
oKhi xuất khẩu số dư, phần mềm đang hỗ trợ xuất khẩu toàn bộ số dư trên phần mềm DT Soft sang, nên anh/chị cần kiểm tra file excel trước khi nhập khẩu vào phần mềm MISA Mimosa.NET 2014.
▪Kiểm tra tài khoản số dư trên file excel có phải là tài khoản tổng hợp không. Nếu là tài khoản tổng hợp, anh/chị cần sửa về tài khoản chi tiết nhất.
▪Kiểm tra các tài khoản chi tiết theo mục lục ngân sách đã đủ MLNS chưa
▪Kiểm tra các tài khoản chi tiết theo đối tượng đã nhập đủ đối tượng chưa.
oTrường hợp số dư đầu kỳ trên phần mềm DT Soft đơn vị đang vừa nhập vào tài khoản tổng hợp, vừa nhập vào tài khoản chi tiết, khi nhập khẩu vào phần mềm MISA Mimosa.NET 2014, phần mềm lấy số liệu số dư của tài khoản chi tiết nhất. Khi đó số liệu trên tài khoản tổng hợp là tổng số liệu trên các tài khoản chi tiết. Do đó sau khi nhập khẩu số dư, anh/ chị cần kiểm tra lại số liệu trên tài khoản tổng hợp để đảm bảo tính đúng đắn của số liệu.
✓Đối với việc xuất nhập khẩu số phát sinh:
oTương tự khi xuất nhập khẩu số dư, sau khi xuất khẩu số phát sinh ra excel anh/chị thực hiện kiểm tra từng loại chứng từ, số liệu chi tiết trước khi nhập khẩu vào MISA mimosa.NET 2014
✓Sau khi nhập khẩu, anh/chị vào Tiện ích\ Bảo trì dữ liệu, chọn thời gian từ đầu dữ liệu, tích chọn "Ghi sổ các chứng từ đang bỏ ghi" và nhấn Thực hiện để chương trình bảo trì, ghi sổ các chứng từ vừa nhập khẩu, đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.